ℹ️Introduktion

I Ancon Backoffice utgår vi från två centrala begrepp: tenant och outlet. En tenant är själva huvudkontot, dvs. den verksamhet eller organisation som äger och administrerar systemet.

Under en tenant kan man ha flera outlets – dessa motsvarar olika försäljningsställen, restauranger eller andra separata enheter inom verksamheten. Varje outlet kan ha egna menyer, produkter och kassor, men samlas och administreras centralt av tenanten.

1. Skapa en varugrupp

En varugrupp är en kategori som organiserar liknande varor eller tjänster för att underlätta hantering, analys och bokföring. Varje varugrupp definierar regler för moms och bokföringskonton som sedan automatiskt tillämpas på alla produkter som ingår i gruppen.

Gå till 🧾 Ekonomi → Varugrupper → Skapa ny

• Ge varugruppen ett namn (exempel: Mat, Dryck, Öl, Vin, Lunch, Kaffe) och ange rätt momssats.

• Fyll i eventuellt kontonummer, kostnadsställe, och/eller projekt.

Läs mer om kontonummer och bokföring här

2. Skapa en menygrupp

En menygrupp är en funktion som används för att organisera och gruppera relaterade produkter eller tjänster. Den fungerar som en mapp eller underkategori som gör det enklare och snabbare för kassapersonalen att hitta rätt varor vid försäljningstillfället.

Innan du skapar din meny är det viktigt att ha en struktur i åtanke. Gör en tankekarta där du delar in dina huvudmenyer och bestämmer om du kommer att ha undermenyer. Denna struktur är lättast att fastställa innan du lägger till produkter. Vill du till exempel dela upp din 'Vin'-meny i flera kategorier som 'Vitt', 'Rött' och 'Mousserande'?

När du har en struktur redo kan du börja skapa din meny.

• Gå till 🛒 Produkter → Menyer → Hantera Standardmeny

• Skapa en menygrupp genom att klicka på “Skapa grupp”.
  Om denna grupp ska innehålla fler kategorier går det även att skapa en undermeny efter att menygruppen har skapats.

• Spara

• Länk till utökad guide för menyer

3. Skapa bongdestinationer

Om era beställningar ska skrivas ut i köket eller i baren, rekommenderar vi att ni skapar bongdestinationerna innan ni skapar produkterna. Detta går även att skapa i efterhand och multi editera från produktlistan.

Gå till 🖨️ Bongdestinationer → Hantera Bongdestinationer → Skapa ny

• Ange Destinationsnamn, tex Kök, Bar osv.

• Välj KDS-enhet eller skrivare i rullisten

• Spara eller Spara & skapa en till om du skapa skapa flera destinationer

4. Skapa din första produkt

Lär dig hur du skapar en ny produkt med några enkla steg

• Gå till 🛒 Produkter → Skapa ny

• Klicka på ”Ny produkt”

• Fyll i Produktnamn, välj varugrupp, (bongdestination) samt menygrupp

• Välj produktens synlighet genom att bocka i rutan/rutorna.

  • POS - Produkten är tillgänglig för försäljning i kassasystemet, Ancon POS

  • Express - Produkten är tillgänglig i självbetjäningskassan, Ancon Express

  • Online Order - Produkten är tillgänglig i orderplattformen Ancon Order

• Ange Pris

• Klicka på Quick Create för att spara

🎉 Klart! Du har nu skapat din första produkt i Ancon Backoffice. För avancerade produktinställningar. läs mer här:

5. Inställningar

Öppettider - Gå till Outletens ⚙️Inställningar och börja med lägga in era öppettider - Antingen samma varje dag eller varierade som sätts dag för dag.

Alla rapporter i Analytics använder era öppettider som standard. Om ni använder online order, blir dessa tider även synliga för era gäster i Ancon Order.

❗️ Glöm inte att Spara innan du går vidare i guiden.

Bokföring - Ange verifikationsserie och eventuellt kostnadsställe & projekt.
Ange inställningar för dricks.

Z-rapport - Vill ni skapa en manuell Z-rapport från Ancon POS - inaktivera då schemaläggning.
Schemalagda Z-rapporter - Välj en tid och sätt den på en tid strax efter att ni normalt stänger.
Vid schemaläggning efter kl 00.00 kan man även aktivera Bokföringsdag samma som försäljningsdag.

6. Personal och användare

Här lägger du till användare som antingen behöver:

• Logga in i Backoffice.

• Generera försäljning på egna nycklar i POS

Gå till: 👥 Personal → Ny användare

• Ange följande Förnamn, Efternamn, E-post

• Pinkod (Används för att logga in i Ancon POS och behöver vara unik)

• Personnummer (inte tvingande)

• Välj ett Lösenord

• Tenant Admin ger full behörighet till både POS och Backoffice. Vill ni styra användandet mer specifikt, kan ni istället skapa behörighetsgrupper.
  Länk till utökad guide för Behörighetsgrupper

Fortsättning: länka vidare till integrationer, bongdestinationer, bordskarta etc etc

Tenant Admin ger full behörighet till både POS och Backoffice. Vi ni styra användandet så kan ni skapa behörighetsgrupper.